Client : Cabinet comptable (Montréal et Québec)
Secteur : Services comptables et fiscaux
Mandat : Diagnostic, plan d'action, implantation d'un outil de gestion de projet, formations et accompagnement
Outil : Microsoft Planner & Project Plan 5 intégré à Microsoft 365
Services Novera : Démarche Novera
Le client
Le cabinet comptable multidisciplinaire qui figure parmi les plus grands joueurs du Québec. Depuis plus de 40 ans, ses équipes en certification, fiscalité, comptabilité intégrée et services-conseils accompagnent les entrepreneurs et entreprises d'ici.
Comme beaucoup d'organisations en croissance, ce cabinet menait de plus en plus de projets. Il souhaitait notamment effectuer un virage technologique d’envergure afin de supporter ses opérations. Sa culture de gestion, agile et organique, reposait toutefois sur quelques personnes clés et des pratiques peu uniformisées. Pour continuer à croître sans perdre en cohérence, le cabinet avait besoin de structurer, standardiser et centraliser l'information de ses projets.
Le défi
Leur objectif était clair : clarifier, standardiser et centraliser l'information liée à la gestion de ses projets TI, afin d'obtenir une vue d'ensemble sur la santé de son portefeuille, d'assurer l'alignement avec la vision stratégique et, ultimement, de prendre de meilleures décisions.
Le cabinet cherchait les moyens et l’outil technologique qui pouvaient réellement répondre à leur besoin : :
- Une gestion de la capacité réelle & fiable de la disponibilité des équipes.
- Un langage commun pour distinguer une opération, une initiative, un projet ou un programme.
- Un pipeline d'idées, un cycle de vie de projet et une reddition de comptes formalisés.
- La vision d'ensemble du portefeuille de projet pour la direction.
Le vrai chantier n'était donc pas technologique, mais organisationnel : donner du sens, une structure et des règles du jeu claires avant d'activer l'outil.
Notre approche
Fidèle à sa vision d'une gestion de projet organique, flexible, humaine et centrée sur l'autonomie des équipes, Novera a proposé une démarche en trois phases, pensée pour livrer de la valeur rapidement tout en respectant le rythme du cabinet.
Le mandat en chiffres :
- 8 ateliers de définition de processus de gestion de projet et portefeuille
- 17 livrables concrets (lexiques, grilles, matrices RACI, gabarits, registres, tableaux de bord…)
- 4 jalons d’avancement, chacun ponctué d'une formation
- 5 mois d'échéancier puis 2 mois de support post-implantation
Phase 1 — Diagnostic et plan d'action
Nous avons d'abord réalisé une analyse de la situation actuelle, à partir de la documentation existante et de deux séances de discussion couvrant les différents niveaux de l'organisation. Les constats ont été regroupés selon trois niveaux :
- Stratégique (vision, portefeuille, gouvernance, capacité)
- Bureau de projet (cycle de vie, méthodologie, reddition de comptes)
- Opérationnel (échéanciers, coûts, risques, gestion du changement).
De ce diagnostic est né un plan d'action structuré en quatre jalons indépendants, réalisables en parallèle et priorisés selon les besoins réels de l'entreprise :
Les secondes priorités — transfert aux opérations, risques, demandes de changement, coûts
Structure du portefeuille de projet et inscription des projets — catégorisation, gouvernance, pipeline d'idées
Planification des échéanciers : les essentiels — cycle de vie, structure de découpage, gabarits d'échéancier
Vision stratégique et capacité — tableaux de bord, gestion de la capacité
Phase 2 — Implantation du système
Une fois la vision et le plan validés, Novera a pris en charge la gestion du projet d'implantation : configuration de Planner & Project Plan 5, connectivité avec les autres outils Microsoft 365, et surtout une série d'ateliers de définition de processus, chacun lié à un constat et débouchant sur un livrable concret. Parmi eux : un lexique et une grille de catégorisation des projets, une matrice RACI et un modèle de gouvernance de portefeuille, un cycle de vie de projet standardisé, des modèles de structure de découpage, des gabarits d'échéancier, un registre des risques, des gabarits de demande de changement, ainsi qu'un tableau de bord et des indicateurs (KPI) connectés à Power BI.
Cette logique modulaire évite le piège du « tout, tout de suite » : on implante d'abord ce qui crée le plus de valeur, puis on enrichit. Chaque jalon s'accompagnait d'une formation des utilisateurs.
Phase 3 — Accompagnement
L'adoption d'un nouvel outil ne se décrète pas, elle se soutient. La troisième phase, offerte sous forme de banque d'heures, a assuré un accompagnement continu des gestionnaires de projet dans l'inscription de leurs projets, avec documentation, support pédagogique et soutien post-implantation, pour ancrer durablement les nouvelles pratiques et rendre les équipes pleinement autonomes.
Ce qui a fait la différence
Ce qui distingue cette démarche, c'est le refus des solutions clés en main déconnectées du terrain. Le plan a été bâti à partir des priorités réelles nommées par le cabinet, avec des jalons indépendants que le cabinet pouvait sélectionner à sa guise. Et fidèle à sa garantie, Novera s'est engagée sur la qualité plutôt que sur des conditions rigides : on s'engage sur la qualité, pas sur des conditions.
Cette posture de confiance, combinée à une approche inspirée de principes simples et universels, a permis à l'entreprise d'avancer à son rythme, avec des jalons clairs et un investissement maîtrisé à chaque étape.
Les résultats
Le mandat a livré des résultats concrets sur les trois plans qui comptent : le temps, l'adoption et la satisfaction :
- Livraison dans les délais, conformément à l'échéancier établi dès la phase de planification.
- Adoption complète de l'outil par l'ensemble des utilisateurs visés
- Satisfaction de 10/10 exprimée par l'équipe à l'égard de la démarche et de l'accompagnement.
Au-delà des chiffres, le cabinet dispose désormais d'un portefeuille de projets structuré, d'un langage commun, de processus standardisés et d'une vue d'ensemble connectée à Power BI — des fondations solides pour piloter sa croissance.
Ce qu'en dit le client
★★★★★
« L'équipe Novera projet a su répondre à nos besoins et se rendre flexible afin de s'adapter à notre réalité organisationnelle. L'équipe est non seulement très compétente, mais aussi très conviviale. Il nous ferait plaisir de collaborer à nouveau avec cette équipe talentueuse! »
★★★★★
« Excellente équipe compétente et efficace. Nous avons retenu leurs services pour nous accompagner dans l'implantation de l'application Planner Plan 5 et nous en sommes très satisfaits. »
★★★★★
« Qualité des livrables exceptionnelles et toujours à temps, contenu très bien vulgarisé. »
En résumé
En trois phases — diagnostic, implantation et accompagnement — Novera a aidé ce cabinet québécois à transformer un choix d'outil en véritable système de gestion de portefeuille, aligné sur la réalité d'un cabinet comptable en croissance. Une démarche organique, modulaire et transparente, au service de l'autonomie des équipes.
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